随着IT技术的发展,电算化会计信息系统进一步向深层次延伸,无疑给企业带来了巨大的效益,但也同时给内部控制带来了新的问题和挑战。时下财务软件产品中的“反记账”、“反结账”功能的提供,给无痕迹的电算化核算带来了隐患。

  谓“反记账”就是将已记账的凭证通过记账的逆向过程,恢复到记账前的状态。记账逆向过程的实现,依赖于进行记账核算处理时保留的记账线索。反记账处理时,沿着这些记账线索进行逆向处理,从而使系统返回到记账前的状态。这样,反记账功能是否能够准确实现,就取决于两个方面:一方面是在进行记账核算处理时,记账线索的全面及准确保留,另一方面是记账线索的全面可逆。 首先,记账线索的全面保留,从理论上讲是可以实现的,但在具体的产品设计时,若全面保留这些线索,系统数据便会成倍增长;同时由于具体记账次数的不可控及记账后的后续处理业务的不可控等因素,导致实际产品设计时,只能保留重要线索,而无法全面保留记账线索。特别是大中型的财务软件产品的设计,由于其功能的涉及面较广,更无法实现线索的全面和准确保留。 其次,按照已保留的线索进行逆向处理,从理论上讲也是可以实现的,但在实际的产品设计上讲,是无法准确实现的。因为即使是核算型的财务软件产品,记账时也要涉及到许多辅助核算数据,如往来核算数据、存货核算数据、银行对账数据等等,记账后这些数据在相关的功能模块中将被进一步处理,这些处理在记账的逆向处理中是难以全面、准确实现的。如一批收款凭证记账后,其中一部分对应客户应收款的数据将被带入应收款管理及购销存管理中,这些数据在这些系统中被对应核销,而目前的财务软件是无法得知是凭证中哪些被对应核销的了。实施反记账后,这些凭证将被恢复到记账前状态,再通过放弃审核则可以进行修改,之后这些凭证再次进行记账后,又会将应收的数据带入应收款管理及购销存管理中。如此操作,极有可能造成数据的错误。

  由于反记账功能的设计,要求系统不仅要严格按照记账和记账规则进行相应的处理,并要求存储相应的记账数据,还要考虑记账线索的存储及可逆,因而进一步复杂了系统数据的组织,必然会降低系统的处理效率和处理质量。 反结账功能的道理与反记账相类似,甚至可以进行跨月度、跨年度操作。 反记账和反结账功能还有违法的可能:《财务会计制度》及财务软件相关的法规明令禁止在财务软件中提供此类功能。按照财务会计制度的要求,记账的凭证,若有错误,只能进行有痕迹的修改,某一会计期间在进行结账后,就不能再处理本期间的业务。而在企业的实际应用中,错误是无法避免的,这些错误可能是由于使用者的疏忽或者是失误造成 的,或者是无知造成的,所以反记账、反结账功能的软件有市场。然而,实现对记账前的凭证进行无痕迹的修改与相关的法规是相违背的。这些功能,一方面可能给某些别有用心的会计人员进行作弊提供了技术支持,例如某一年度进行结账审计之后,本来相关档案是要完全封存归档的,而由于反记账和反结账功能的提供,就可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地改动该年的会计数据,这无疑使财务会计系统的安全性大打折扣,给作弊人员提供了可乘之机,增加了审计风险;另一方面将会导致财务报表的不一致,例如某一会计期间结账后,将依据这一会计期间的核算结果编制各种会计报表,其中部分会计报表将对外报送。如果事后再通过反记账、反结账,对本会计期间的业务进行调整、修改、补充,而得出的会计报表很可能与先前的报表不一致,这种情况不仅违背了财务会计制度和相应的企业管理制度,而且极有可能给企业带来不必 要的麻烦,甚至带来不可预料的损失。 所以,从会计资料失真和审计风险的角度看,财务软件增添“反记账”、“反结账”功能不可取。